13 Feb GASTOS DE VIAJES Y DIETAS, ¿QUIÉN DEBE JUSTIFICARLOS EN CASO DE INSPECCIÓN TRIBUTARIA?
GASTOS DE VIAJES Y DIETAS, ¿QUIÉN DEBE JUSTIFICARLOS EN CASO DE INSPECCIÓN TRIBUTARIA?
Es común que las empresas paguen más a sus empleados sin aumentar su carga fiscal a través de las percepciones que recibe el trabajador en concepto de dietas por gastos de viaje, comidas y alojamiento, estando las mismas exentas en la declaración anual de IRPF del trabajador.
Esta práctica abusiva llevada a cabo por las empresas ha supuesto que la Agencia Tributaria ponga el foco de atención en la realidad de dichos gastos, al objeto de vigilar el origen de los mismos mediante el inicio de procesos de comprobación a los empleados en sus declaraciones anuales de IRPF.
En este sentido, el Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) ha emitido un fallo que unifica doctrina y resulta vinculante para toda la Agencia Estatal de la Administración Tributaria advirtiendo en el mismo que pese a que la imputación como dietas se realiza en sede de la empresa “no existe obstáculo normativo que impida a la Administración comprobar al perceptor de retribuciones que han sido declaradas como dietas y asignaciones para gastos de viaje exoneradas de gravamen, en relación con las mismas”,cuestión distinta es sobre quién recae la carga de la prueba a la hora de acreditar que se cumplen los requisitos necesarios para su exención.
Es por ello por lo que la resolución del TEACha puesto fin a la incertidumbre respecto si la responsabilidad de justificar la realidad de los referidos gastos de dietas y viajes frente a la Hacienda Pública recae sobre el trabajador o la empresa, fijando como criterios a seguir en caso de inspección tributaria que “los gastos de locomoción mediante uso de vehículo privado así como los gastos de manutención, deben ser acreditados por el pagador, pues a él le corresponde justificar el día y lugar del desplazamiento que, junto con el motivo o razón de éste, son precisamente los extremos que permiten acreditar que las cantidades (euros por kilómetro o euros por día) establecidas en la norma quedan exoneradas de tributación por obedecer a razones laborales y de desarrollo de su actividad económica. Ello no es obstáculo para que el perceptor pueda aportar voluntariamente la justificación de los mismos si dispusiera de ella“. De este modo, la empresa deberá justificar tanto la veracidad de los referidos gastos así como la vinculación de los mismos con la actividad laboral ejercida.
Por lo que respecta a la carga probatoria del trabajador, el TEAC determina que “los gastos de locomoción en caso de haberse utilizado un medio público de transporte, así como los de estancia (…), habrán de justificarse, en principio, por el empleado o perceptor de las dietas, al no atribuir la norma la carga de dicha prueba a la entidad pagadora, haber sido satisfechos por él, estando los justificantes expedidos a su nombre, y regir, en definitiva, el criterio general sobre reparto de la carga de la prueba del artículo 105 de la LGT y que atribuye al obligado tributario acreditar aquellos hechos que le favorecen. Lo mismo cabría señalar de los gastos de aparcamiento o peaje en el caso de que se hubiese utilizado un vehículo privado“.
Ahora bien, si el trabajador no pudiera acreditar en el seno del procedimiento tales cantidades alegando que la documentación acreditativa está en poder de la empresa, la Administración Tributaria, en base al principio de disponibilidad de la prueba y facilidad probatoria, no podrá hacer tributar sin más tales cantidades en el IRPF del perceptor de las mismas, sin antes intentar obtener del pagador la documentación necesaria para su exención mediante el oportuno requerimiento.
Por tanto, pese a que la comprobación se siga contra el trabajador, Hacienda siempre deberá requerir a la empresa la documentación que acredite la vinculación y motivación de los desplazamientos y estancias que han justificado el pago de dietas al trabajador
Asimismo, el TEAC realiza una apreciación respecto al caso en que el trabajador inspeccionado resulte ser el administrador o socio de la empresa, en cuyo caso considera que no cabe diferenciación entre trabajador y empresa en estos casos, pudiendo exigirle toda la documentación acreditativa del gasto en viajes y dietas al administrador o socio de la empresa.
En conclusión, de la resolución del TEAC se desprende que los trabajadores deberán justificar las estancias y los viajes cuando los mismos se realicen en transporte público, mientras que a la empresa le corresponde justificar los gastos de manutención y locomoción cuando se deriven de desplazamientos realizados mediante vehículo privado.
Nuria García Sempere
Abogada
Sotodoce Abogados y Economistas
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