¿Qué es el Compliance Officer?

28 Jul ¿Qué es el Compliance Officer?

Con la reforma del Código Penal del 1 de julio de 2015, en la que se establece la obligación de cumplir con un deber de supervisión o vigilancia, nace la figura del Compliance Officer, quien se encarga de cumplir con la nueva normativa.

Este cargo no está regulado en el marco jurídico español pero si es cierto que ejerce de unas funciones que son de obligado cumplimiento y que están recogidas en el artículo 31 bis del código penal. Por ello, cada empresa debe definir qué papel jugará el Compliance Officer.

La responsabilidad de este cargo se basa en informar de los posibles riesgos e incumplimientos, pero para cumplir con ello eficazmente se requiere la ejecución de tareas de seguimiento, control, complementación, capacitación y notificación a los órganos de gobierno de la empresa.

¿Qué funciones lleva a cabo la figura del Compliance Officer?

La figura de este variará en algunos aspectos de una empresa a otra, en función del sector que ocupen y de su organigrama, pero existen algunas líneas generales de actuación recogidas en la Norma ISO 19600:

• Identificar las obligaciones a las que están sujetas las empresas.
• Comprender los procesos y procedimientos de la empresa.
• Será responsable de proveer y coordinar los entrenamientos.
• Será quien responderá por la adecuada comunicación del programa de Compliance a los empleados.
• Deberá contribuir en la descripción de las obligaciones del Compliance
• Implementar las medidas y controles que le permitan conocer oportunamente los riesgos e incidencias.
• Identificar y atender los riesgos derivados de sus relaciones con clientes, proveedores, distribuidores y comerciales externos.
• Monitorear el funcionamiento del sistema de prevención de riesgos y tomar las medidas oportunas.
• Proveer asesoría a la organización en materia de Compliance.

La decisión de cómo definir la figura del Compliance, dependerá de la complejidad organizativa de cada empresa y de su tamaño, pudiendo optar por una persona que ya ejecute otra función en la empresa, crear un nuevo cargo, instaurar un comité o contratar a un externo.

Generalmente algunas recomendaciones que pueden ser útiles son:

• El Compliance debe plantearse como una necesidad y darle la relevancia que tiene al cargo.
• La figura debe dotar de autonomía funcional y presupuestaria.
• Debe tener acceso a la Junta General y derecho a voz en los órganos de Administración.
• Debe ser reconocido como una autoridad en el cumplimiento.
• Su designación debe ser realizada por la Junta Gener
• Gozar del tiempo necesario para atender los asuntos relacionados al cumplimiento normativo.
• Debe tener acceso directo a expertos en materia de Compliance.
• Debe ser partícipe de las decisiones estratégicas para analizar riesgos antes de que se ejecuten las acciones que conlleven peligro.

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